Wat u moet weten voordat u uitbreidt naar Duitsland

Het kan een aanzienlijke uitdaging zijn om door de bomen het bos te kunnen zien tijdens de COVID-19 pandemie. Wat voor rechten heeft u als (niet-)Nederlandse ondernemer in Nederland? Toegang tot bepaalde steunpakketten hangt af van uw woon- en werksituatie. Als u bijvoorbeeld in Frankrijk woont, maar in Nederland belasting betaalt, kunt u gebruikmaken van de regelingen van de Nederlandse Belastingdienst. Denk hierbij aan ‘bijzonder uitstel van betaling’ en ‘verlaging van de voorlopige aanslag.’ Wat voor hulp is er voor (buitenlandse) werknemers in Nederland, of als de vestigingslocatie van uw Nederlandse bedrijf in Frankrijk zit? Van welke steun- en herstelpakketten kunt u gebruik maken? Wij hebben bepaalde zaken voor u op een rij gezet.

De WW (Werkeloosheidswet)

Voor werknemers die bij u voor een onbepaalde tijd in dienst zijn, moet u hun arbeidscontracten schriftelijk vastleggen om de lage WW-premie toe te kunnen passen. Compleet of incompleet, u moet in de aangifte aangeven dat u dit heeft gedaan. Veel bedrijven en instellingen, zoals ziekenhuizen, hebben nu te maken met de premiedifferentiatie van de WW. Het Nederlandse kabinet had daarom besloten om werkgevers meer tijd te geven, vooral vanwege de impact van het coronavirus.

Voor werknemers na 31 december 2019 moet u het arbeidscontract meteen schriftelijk vastleggen. Dit hoeft niet op papier, u kunt het arbeidscontract ook digitaal bewaren als u het schriftelijk contract heeft ondertekend en ingescand, of als u een digitaal contract opzet met een gekwalificeerde elektronische handtekening van u en uw werknemer. Verdere opties zijn het arbeidscontract per e-mail te versturen, waarop de werknemer antwoordt dat hij/zij akkoord gaat met het contract, of u slaat het arbeidscontract op in uw HR-systeem.

Door het coronavirus hebben veel sectoren, zoals de zorg, te maken met veel extra overwerk. Als tijdelijke regeling hoeft geen enkele werkgever, ongeacht sector, in 2021 met terugwerkende kracht de hoge WW-premie te betalen. Normaalgewijs moest dit wel, indien werknemers met een vast arbeidscontract van <35 uur 30% overwerken.

Verruiming van de vrije ruimte

Onder de werkkostenregeling heeft u de mogelijkheid om een gedeelte van uw fiscale loon te besteden aan onbelaste vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen voor uw werknemers. De vrije ruimte over uw fiscale loon, tot en met 400.000 euro, is 3% in 2021. Het jaar hiervoor was dit maar 1,3%. Bij bedragen van de loonsom boven de 400.000 euro blijft de vrije ruimte 1,18% in 2021.

Indien u de financiële ruimte heeft, biedt deze verruiming u de mogelijkheid om uw werknemers tijdens deze pandemie extra tegemoet te komen. U kunt hiermee twee vliegen in een klap vangen door bijvoorbeeld een cadeaubon of cadeaupakket aan te schaffen voor uw werknemers. Hiermee helpt u uw eigen werknemers en andere sectoren die getroffen zijn door deze crisis.

Verlaging van het gebruikelijk loon

Indien u, als gevolg van de coronacrisis, te maken heeft met een omzetdaling, dan mag u voor uw aangiften loonheffingen over 2021 en 2020 het gebruikelijk loon lager vaststellen. U hoeft hierbij geen toestemming te vragen van de Belastingdienst. U moet wel aan de volgende voorwaarden voldoen: Houd rekening met rekening-courantschuld of dividend, loon van de aanmerkelijkbelanghouder en omzetbeïnvloeding door bijzondere zaken (bijv. een staking, fusie of splitsing). U stelt het gebruikelijk loon van 2021 vast door de ‘2021 omzet exclusief btw’ te delen door de ‘2019 omzet exclusief btw.’ Dit bedrag vermenigvuldigt u met het gebruikelijk 2019 loon. U kunt hier lezen het 2020 en 2021 rekenoverzicht zien en wat de voorwaarden precies inhouden.

Grensarbeid

Elk land heeft zijn eigen coronamaatregelen, wat gevolgen heeft voor werknemers die over de grens wonen of werken. Voor grensarbeiders zijn er verschillende mogelijkheden; Nederland werkt efficiënt samen met België en Duitsland. Hoe ziet de situatie er echter uit als u als werkgever grensarbeiders in dienst heeft, die door de crisis noodgedwongen met behoud van hun salaris thuiszitten? Dan geldt voor het inhouden en afdragen van loonheffingen voor u het volgende:

• Er vindt geen verandering plaats voor de thuiszittende grensarbeider
• U kunt de Nederlandse loonheffingen blijven inhouden op het salaris

Om er voor te zorgen dat ondernemers die over de grens wonen of werken niet buiten de boot vallen, heeft de Nederlandse overheid de Tozo-lening ingezet. Voor deze regeling geldt dat ondernemers deze uitkering, bijvoorbeeld vanaf 1 maart 2021 kunnen aanvragen met terugwerkende kracht vanaf de voorafgaande maand (1 februari 2021). Van 1 oktober 2020 tot 1 april 2021 loopt het derde Tozo steunpakket, Tozo 3. Tozo 4 is actief van 1 april 2021 tot 1 juli 2021. Voorbeelden van de Tozo-regeling zijn:

• Woont u in Frankrijk, maar heeft u uw bedrijf in Nederland? U kunt een Tozo-lening krijgen voor uw bedrijfskapitaal van maximaal 10.157 euro. Een Tozo-lening aanvraag dient u in bij de gemeente Maastricht. Voor uw levensonderhoud moet u echter beroep doen op de sociale bijstand in Frankrijk.
• Woont u in Nederland, maar heeft u een bedrijf in Frankrijk? Indien u aan de voorwaarden voldoet, kunt u een Tozo-uitkering ontvangen voor uw levensonderhoud. Dit kan echter niet over uw bedrijfskapitaal; dit moet u regelen in Frankrijk.

In het geval dat u als Nederlands bedrijf een Franse medewerker in dienst neemt tijdens deze crisis, kunt u gebruik maken van de versoepeling van administratieve verplichtingen van de loonheffingen. Het kan zijn dat u de identiteit van de Franse werknemer op dit moment niet kunt vaststellen aan de hand van een origineel identiteitsbewijs. Normaalgezien valt de medewerker onder het anoniementarief van 52%, maar dit hoeft u tot 30 juni 2021 niet te doen. U moet wel de identiteit van de werknemer alsnog op de juiste manier toepassen zodra dit wel weer kan. Door het voorgeschreven thuiswerken en het behouden van 1,5 meter afstand kan het namelijk lastig zijn om aan alle administratieve verplichtingen voor loonheffingen te voldoen. In dit geval verbindt de Belastingdienst hier geen consequenties aan.

NOW (Tijdelijke Noodmaatregel Overbrugging ten behoeve van behoud van Werkgelegenheid)

De NOW-ondernemingsregeling vervangt de WTV (WerkTijdVerkorting). De NOW is een substantiële tegemoetkoming in de loonkosten, waarvoor u van het UWV (Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen) een voorschot ontvangt. Deze vergoeding gaat van 80% naar 85% van de loonsom. Daarnaast blijft de loonsomvrijstelling 10%. Indien uw bedrijf een Nederlands vestigingsadres heeft, kunt u gebruik maken van de NOW-regeling. Als uw bedrijf een Frans vestigingsadres heeft, maar u en uw werknemers zijn in Nederland sociaal verzekerd, dan kunt u ook NOW aanvragen. U kunt NOW 3.2 aanvragen, onder aangepaste voorwaarden, vanaf 15 februari 2021 tot en met 14 maart 2021. NOW 3.3 zal hoogstwaarschijnlijk plaatsvinden van 17 mei 2021 tot en met 13 juni 2021.

TVL (Tegemoetkoming Vaste Lasten)

Voor mkb-bedrijven en zzp’ers is er een mogelijkheid om een gedeeltelijke tegemoetkoming van vaste lasten te krijgen. Bij structureel >30% omzetverlies, indien u aan de voorwaarden voldoet, kunt u tot 90.000 euro TVL aanvragenvragen via Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO). Deze TVL-regeling geldt van 1 oktober 2020 tot en met 30 juni 2021.

Vaste reiskostenvergoedingen

Indien uw werknemers een vaste reiskostenvergoeding ontvangen, dan hoeft u deze niet aan te passen, ook al werken zij vanwege het coronavirus volledig of grotendeels thuis. Tot 1 april 2021 kunnen de bestaande vaste reiskostenvergoedingen door de werkgever nog onbelast vergoed worden, ook al worden deze niet meer (volledig) gemaakt. Als werkgever moet u wel aan deze voorwaarde voldoen: de vaste reiskostenvergoedingen zijn vóór 13 maart 2020 door u toegekend. Indien u hier meer vragen over heeft, de Belastingdienst heeft een FAQ overzicht gemaakt over loonheffingen en reiskosten i.v.m. de coronacrisis.

Vanaf 1 juni 2020 geldt in Nederland de regel dat iedereen in het openbaar vervoer een mondkapje moet dragen. Van 1 juni 2020 tot en met 1 april 2021 mag u de kosten van mondkapjes onbelast vergoeden of verstrekken aan uw werknemers. Dit is een gerichte vrijstelling.

WHOA (Homologatie Onderhands Akkoord)

Als u failliet dreigt te gaan door hoge schulden terwijl u levensvatbare bedrijfsactiviteiten heeft, kan u met de WHOA zonder instemming van alle schuldeisers een akkoord bereiken op een schuldregeling. Ook bedrijven zonder voldoende overlevingskansen hebben baat met dit akkoord, omdat zij zonder faillissement kunnen stoppen. Daarnaast houdt u de controle over uw onderneming tijdens het WHOA-traject. Met de WHOA-routekaart kunt u stapsgewijs de weg van voorbereiding naar akkoord volgen:

• U overlegt met schuldeisers.
• U maakt afspraken
• Deze afspraken worden vastgelegd in een conceptakkoord.
• U legt het conceptakkoord voor aan uw schuldeisers en aandeelhouders
• U organiseert een stemming voor de schuldeisers en aandeelhouders
• 7 dagen na de stemming stelt u een verslag op over de uitkomst.
• U legt het akkoord voor aan de rechter
• De rechtbank (homologatie) bevestigt het (dwang)akkoord op de voorgestelde schuldenregeling.

De inhoud en inrichting van het akkoord moeten wel aan de voorschriften voldoen. Zo moet de ondernemer zijn schuldeisers indelen in klassen oftewel een rangorde. De WHOA geeft u de ruimte deze zelf in te richten. Als u een of meerdere schuldeisers niet benadert, behouden zij hun recht op een volledige betaling van uw openstaande schulden. Een meerderheid binnen een klasse moet instemmen met het voorstel. Het doel van een akkoord moet zijn dat uw onderneming na herstructurering weer financieel gezond gaat zijn. Als uw onderneming geen overlevingskans heeft, moet door dit akkoord een beter resultaat behaald worden dan met een faillissement. Daarnaast moet het akkoord haalbaar en doordacht zijn, in akkoord met de wettelijke voorschriften over de besluitvorming en inhoud van het akkoord. Tenslotte moet het akkoord redelijk zijn; het is niet de bedoeling dat de schuldeisers en aandeelhouders door het akkoord in een nadelige positie komen, en arbeidsvoorwaarden van het personeel plotseling verandert.

Heeft u vestigingen, onderdelen of belangen in Frankrijk of de EU? Dan kunt u voordeel hebben bij een openbare akkoordprocedure, vanwege de erkenning van de EU-lidstaten. De registratie en publicatie van deze akkoordprocedures staan in het openbaar Insolventieregister. Vanaf 1 april 2021 zullen deze hoogstwaarschijnlijk ook in het Handelsregister komen.

Coronacrisis of geen coronacrisis, de Belastingdienst en Rijksoverheid verzoeken u om uw aangiftes en aanvragen op tijd te doen. Indien u uitstel van betaling aanvraagt, hoeft u niet direct te betalen. Verstuur tijdig uw aangifte, ook tijdens de crisis, want om bepaalde steunregelingen zo goed mogelijk in te zetten heeft het UWV gegevens nodig. Als u recht heeft op nood- en steunfondsen, dan kunt u, door uw papieren in orde te hebben, hier beroep op doen. Zoals u in dit artikel ziet, heeft u, indien u aan voorwaarden voldoet, veel mogelijkheden om overheidssteun te krijgen. Nederland heeft vooral een effectieve samenwerking met Duitsland en België, maar er bestaan steunpalen voor internationale arbeiders en ondernemingen. Wij raden u vooral aan om de actuele informatie, data, programma’s, formulieren en verstoringen in de gaten te houden via de Nederlandse overheidswebsites. Daarnaast staan wij altijd voor u klaar om met u in gesprek te gaan.

Gerelateerde GCA artikelen:

Corona Countermeasures on Tax Matters Recommended by OECD

Persconferenties in Nederland en Japan: Wie zegt wat?

Bronnen:

Rijksoverheid – Belastingdienst – Gemeente Maastricht – RVO – UWV – Kamer van Koophandel