Global Connect Admin B.V. XBRL Archives - Global Connect Admin B.V.

Van papier naar digitaal, van lokale naar internationale standaarden (bijv. IFRS). Voor bedrijven zijn jaarlijkse veranderingen geen verrassingen meer. Naast lokale regels en standaarden, krijgen steeds meer bedrijven te maken met internationale innovaties, zoals invloeden van het afsprakenstelsel Standard Business Reporting (SBR). Zo is het XBRL-formaat niet nieuw en niet voor iedereen verplicht. Toch is het fiscaal handig om veranderingen en handigheden omtrent XBRL in de gaten te houden. In dit artikel leggen we kort uit wat XBRL inhoudt en hoe u zich voor eventuele verplichtingen kunt voorbereiden.

XBRL in een nutshell

XBRL (EXtensible Markup Language) is een open internationale standaard voor digitale bedrijfsrapportage. Jaarlijks komen er miljoenen XBRL-documenten bij, waarbij papieren rapporten vervangen worden door effectievere en nauwkeurigere digitale versies. Met XBRL kunnen rapportagetermen gezaghebbend gedefinieerd worden, om vervolgens de inhoud van financiële overzichten, nalevings-, prestatie- en bedrijfsrapporten op unieke wijze weer te kunnen geven. Zo kan in een handomdraai papieren, PDF- en HTML-gebaseerde rapporten omgezet worden in een digitaal XBRL-formaat, die vervolgens snel en nauwkeurig tussen organisaties verplaatst kunnen worden. Hierdoor kunnen meer mensen de gegevens gebruiken, delen en analyseren.

Met XBRL kunnen organisaties rapporten publiceren met de zekerheid dat de inhoud nauwkeurig geconsumeerd en geanalyseerd kan worden. Het toetsen aan een reeks zakelijke en logische regels verloopt soepeler, en legt daarnaast eventuele fouten bij de bron vast, zodat deze vermijd kunnen worden. Bovendien is het cruciaal om er zeker van te zijn dat de verstrekte gegevens voldoen aan geavanceerde vooraf-gedefinieerde definities en taxonomieën, die per land verschillen. Zaken zoals taal en valuta kunnen per gebruiker aangepast worden in de voor hun stijl van voorkeur. Ten slotte maken uitgebreide taxonomieën en nauwkeurige ‘tags’ het mogelijk om voorbereiding, validatie, publicatie, uitwisseling, consumptie en analyse voort te zetten.

XBRL in Nederland: Van Micro tot Grote Ondernemingen

Vanaf boekjaar 2016 (1 januari 2017), is het voor micro en kleine ondernemingen het niet meer toegestaan om publicatiestukken op papier te deponeren. Het elektronisch deponeren verloopt in Nederland via SBR, een digitale aanlevering via Digipoort, door de intermediair of ondernemer. Naast deze SBR-wijze, kunnen ondernemers ook de online service Zelf Deponeren Jaarrekening van de Kamer van Koophandel gebruiken.

Vanaf boekjaar 2017 (1 januari 2018) is de verplichtstelling van digitaal deponeren ook van toepassing op middelgrote ondernemingen, met uitzondering van middelgrote dochterbedrijven met een grote onderneming of beursgenoteerde onderneming als moederbedrijf. Grote ondernemingen zijn in 2021 nog uitgesloten van de verplichtstelling.

Beursgenoteerde ondernemingen dienen het besluit van Europese Autoriteit voor Effecten en Markten (ESMA) te volgen. ESMA schrijft voor dat Europees beursgenoteerde ondernemingen de deponeringsjaarrekening vanaf boekjaar 2020 op basis van ESEF (European Single Electronic Format) moeten deponeren.

Wat kunt u verwachten?

Op dit moment zijn verdere verplichtstelling van XBRL en ESEF nog aan de gang, met vertragingen gerelateerd aan de huidige pandemie. Desondanks is er in februari 2021 de eerste officiële Nederlandse ESEF-publicatie opgenomen. Zo heeft SBR doelen gesteld om organisaties in Nederland volgens een snelle, effectieve en foutloze methode hun gegevens via een gestructureerde, gestandaardiseerde en op elektronische wijze met elkaar kunnen uitwisselen. Dit zal in samenwerking verlopen met de Nederlandse overheid, maar ook met andere organisaties.

Vaak wordt het technische aspect aan XBRL en XBRL-gebaseerde software onderschat. Vooral bij grote internationale bedrijven kan een goed oog op detail het verschil maken bij complexe situaties. XBRL zelf is geen commercieel product, maar XBRL-gecertificeerde organisaties en softwareleveranciers bieden specifieke toepassingen en services aan. Zij kunnen het verwerkingsproces aanzienlijk versnellen en versoepelen. Een voorbeeld van een softwareleverancier en service-aanbieder is Amelkis. Met de Amelkis XBRL-software kunnen bedrijven PDF-registratiedocumenten importeren om vervolgens eenvoudig te converteren naar HTML. Daarnaast bieden ze workshop, voor volledige softwareondersteuning. Zo helpen zij jaarlijks honderden organisaties op weg met XBR-gerelateerde zaken, zoals het uitwisselen van gegevens tussen systemen en het periodiek samenstellen van rapportages vanuit verschillende bronnen.

Zo zijn er verschillende voordelen om te kiezen voor commerciële XBRL-software aan te schaffen en te implementeren. Een van de meest voor de hand liggende voordelen zijn tijdsbesparingen en effectiever kunnen werken met belangrijke fiscale documenten. Hoe groter en complexer een bedrijfsstructuur, hoe meer tags en details van toepassing zijn. Vervolgens moet er ook rekening gehouden worden met de ESEF-eisen en de door de organisatie geselecteerde boekhoudnormen. Met XBRL-software, kunt u XBRL-gebaseerde gegevens met XBRL-enabled software verwerken. Daarnaast is het XBRL-formaat op basis van taxonomieën: U kunt tags selecteren en toepassen, afhankelijk van de behoefte of vraag. Daarnaast hoeft u niet telkens bepaalde gegevens opnieuw in te voeren.

Het kan een uitdaging zijn om de juiste keuzes te vinden en te maken. Daarnaast brengen constante updates vanuit SBR, XBRL International en lokale overheden verschillende uitdagingen met zich mee. Indien u vragen heeft over uw bedrijfssituatie rondom XBRL, neem gerust contact met ons op. Ook al is XBRL wellicht niet verplicht voor uw bedrijf, voorbereiden treffen zorgt voor meer zekerheid op de lange termijn. Een goed begin is het halve werk; en dit is iets waarmee wij u graag helpen.

Bronnen

XBRL International – Standard Business Reporting – Kamer van Koophandel – Amelkis

Header image by Mikael Bomkvist

Every year organizations, accountants and regulators keep up to date with local and international rules and laws regarding accounting and finance. In recent years, digitalization is rapidly growing, including electronic formats and reports. Therefore more European countries start to apply the European Single Electronic Format (ESEF). While the world of financial services moves towards international standards and formats instead of localized ones, each country does this at its own pace. What can we expect from ESEF, and why is it convenient to use this electronic reporting format to prepare annual financial reports?

ESMA

ESEF is assigned by the European Securities and Markets Authority (ESMA), an independent EU Authority. ESMA has one mission in mind: enhancing investor protection and promoting stable and orderly financial markets. Therefore, this EU Authority safeguards the stability of the EU’s financial system. This safeguarding includes the protection of investors while promoting stable and orderly financial markets. They mainly assess risks to investors and markets, contribute to a rulebook for EU financial markets, and promote supervisory convergence and directly supervising specific financial entities.

ESEF

ESMA wishes to make reporting easier for issuers and facilitate accessibility, analysis and comparability of annual financial reports. The digitalization of annual financial statements in the EU is nothing new; in 2013, the Transparency Directive amended a requirement for electronic reporting formats. Only recently, ESEF became mandatory, with the following criteria:

Issuers must prepare annual financial reports in XHMTL;
Annual financial reports that contain IFRS consolidated financial statements must be labeled with XBRL ‘tags’;
The XBRL ‘tags’ must be embedded in the XHTML documents with Inline XBRL technology;
The taxonomy must provide the hierarchical structure used to classify financial information. This classification is essential for structured electronic reporting using XBRL as an extension of the IFRS taxonomy
Mark-up disclosures using the taxonomy element must have the closest accounting meaning to the marked up disclosure;
Primary financial statements must be marked up in detail, with the application of mark-ups for the whole sections of the Notes, otherwise called block tagging.

ESEF is more than just the digitalization of financial reports. To ensure your company publishes the annual financial statements correctly, constant attention to detail is in order. While ESEF is mandatory in the EU, the XBRL-format is still in the application process. Even with one format and one accounting standard, per country rules and annual reporting laws may differ. We at Global Connect Admin BV make sure we stay up-to-date with local changes, so if you have any questions, or wish assistance regarding ESEF, fiscal reporting and cross-border transactions, feel free to contact us anytime. We would love to help out.

Source

ESMA

Wat kunt u verwachten van XBRL?

Working with ESEF: the European Single Electronic Format